Haftalık vardiya çizelgesi

Vardiya çizelgesi nasıl hazırlanır?

1. 1Vardiyaları tanımlayınSabah, akşam ve tam gün vardiyalarının başlangıç, bitiş ve mola sürelerini girin; net saat kendiliğinden hesaplanır.
2. 2Ekibi ekleyinÇalışanların adını ve görevini (garson, mutfak, bar, kasa) yazın.
3. 3Haftayı boyayınÜstten bir vardiya seçin, hücrelere dokunun ya da sürükleyin. Aynı vardiyaya tekrar dokunmak hücreyi boşaltır.
4. 4Uyarıları kontrol edinHaftalık sınırı aşan, hafta tatili olmayan ya da günde 11 saatten fazla çalışan kişi kırmızıyla işaretlenir.
5. 5PaylaşınÇizelgeyi yatay A4 olarak yazdırın ya da PDF kaydedin, renkli Excel dosyası indirin veya WhatsApp grubuna metin olarak gönderin.

Vardiya çizelgesi nedir?

Vardiya çizelgesi, bir haftada hangi çalışanın hangi gün ve saatte işte olacağını gösteren plandır. Restoran ve kafelerde açılış, öğle yoğunluğu, akşam servisi ve kapanış farklı ekip sayısı ister; iyi bir çizelge hem servisi aksatmaz hem de personel maliyetini ve fazla mesaiyi kontrol altında tutar.

Vardiya planlarken İş Kanunu kuralları

Aşağıdaki sınırlar 4857 sayılı İş Kanunu'na göre genel kurallardır; toplu sözleşmeniz ya da iş sözleşmeniz farklı hükümler içerebilir. Bu araç bilgilendirme amaçlıdır.

• Haftalık normal çalışma süresi en çok 45 saattir; bu süre haftanın günlerine eşit olmayan biçimde dağıtılabilir.
• Günlük çalışma süresi 11 saati geçemez.
• Ara dinlenme: 4 saate kadar işte 15 dakika, 4–7,5 saat arası işte 30 dakika, 7,5 saatten uzun işte 1 saat. Ara dinlenme çalışma süresinden sayılmaz.
• Çalışana 7 günlük dönemde en az 24 saat kesintisiz hafta tatili verilir.
• 45 saati aşan çalışma fazla mesaidir; her saati normal saat ücretinin yüzde 50 fazlasıyla ödenir ve yılda 270 saati geçemez.
• Gece çalışması (20.00–06.00 arası) 7,5 saati geçemez.

İşçilik maliyeti ve ciroya oranı

Vardiya çizelgesi aynı zamanda bir maliyet planıdır. Her görev için saatlik işveren maliyetini (brüt ücret ve SGK işveren payı) girdiğinizde araç her çalışanın haftalık maliyetini, fazla mesai farkını ve toplam işçilik maliyetini hesaplar. Haftalık tahmini ciroyu da yazarsanız işçilik maliyetinin ciroya oranını görürsünüz.

Restoran ve kafelerde bu oran genellikle yüzde 25 ile 35 arasında izlenir. Oran yükseliyorsa sakin saatlerdeki vardiyaları kısaltmak ya da tam gün yerine iki kısa vardiya kullanmak ilk bakılacak yerlerdir.

Restoranda yoğunluğa göre vardiya planlama

En sık hata, her güne aynı sayıda kişi yazmaktır. Hafta içi öğle ve cuma-cumartesi akşamı ekip güçlendirilmeli, pazartesi öğleden sonrası gibi sakin saatlerde azaltılmalıdır. Çizelgenin altındaki günlük toplam satırı her gün kaç kişinin, toplam kaç saat çalıştığını gösterir.

Kitchrest'in satış raporu en yoğun saat ve günlerinizi gösterir; vardiyaları tahminle değil bu verilere göre kurabilirsiniz. Personel performans raporu da kimin hangi vardiyada ne sattığını ortaya koyar.

• Sabah: açılış, hazırlık ve kahvaltı; mutfakta hazırlık ekibi önce gelir.
• Ara vardiya (12.00–20.00): öğle ve akşam yoğunluğunu birbirine bağlar.
• Akşam: servis ve kapanış; kasa sayımı ve temizlik için kapanıştan sonra 30–60 dakika ekleyin.
• Hafta sonu: tam gün yerine iki kısa vardiya hem yorgunluğu hem fazla mesaiyi azaltır.

Excel vardiya şablonu yerine bu araç

Excel şablonlarında saatleri elle toplamak ve kanuni sınırları ayrıca kontrol etmek gerekir. Bu araç net saati, fazla mesaiyi ve hafta tatilini anında hesaplar; yine de Excel'de çalışmak isterseniz tek tıkla renkli ve biçimli bir Excel dosyası (.xlsx) indirebilirsiniz.