Adisyon programı mı, yazar kasa POS mu? Farkları ve hangisi gerekli

Restoran ya da kafe açarken iki kalem sık karıştırılır: yazar kasa POS ve adisyon programı. İkisi de kasanın yanında durur, ikisi de fiş basar, ikisinin de adında "satış" geçer. Ama farklı soruları cevaplarlar. Yazar kasa POS satışı vergi dairesi için belgeler. Adisyon programı ise siparişin masadan mutfağa nasıl gittiğini, hesabın nasıl kapandığını ve gün sonunda paranın nereye gittiğini size gösterir. Bu yazıda hangisinin ne iş yaptığını, hangisinin zorunlu olduğunu ve işletmenize hangi kombinasyonun gerektiğini anlatıyoruz.

Kısa cevap

Biri diğerinin yerine geçmez. Soru çoğu zaman "hangisi" değil, "ikisi nasıl birlikte çalışacak" sorusudur.

Yazar kasa POS (ÖKC) ne yapar?

Yazar kasa POS, resmî adıyla yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (ÖKC), iki işi tek cihazda yapar: kartı çeker ve mali fişi basar. Her satış cihazın mali hafızasına yazılır ve Gelir İdaresi'ne iletilir. Gün sonunda alınan Z raporu o günün toplam satışını ve KDV dağılımını verir.

ÖKC'nin bilmediği şeyler de var. Hangi masanın hesabı olduğunu, siparişi hangi garsonun aldığını, mutfağa ne zaman gittiğini, hangi ürünün iptal edildiğini ya da kaç gram kahvenin stoktan düşmesi gerektiğini bilmez. Cihaza ürün tuşları tanımlayabilirsiniz, ama bu daha çok tek kasalı, masasız satış için uygundur.

Adisyon programı ne yapar?

Adisyon programı satışın öncesini ve sonrasını yönetir:

• Masa ve sipariş: Garson masa planından masayı seçer, siparişi telefonundan ya da tabletten girer.
• Mutfak: Sipariş fiş yazıcısına ya da mutfak ekranına düşer; bar ürünü bara, yemek mutfağa gider.
• Ödeme: Hesap kişiye bölünür; nakit, kart ve yemek kartı aynı adisyonda kullanılır.
• Stok: Reçeteli ürün satıldıkça malzeme stoktan düşer.
• Kontrol: İptal, ikram ve indirim kimin yaptığıyla kaydedilir.
• Rapor: Gün sonunda net satış, ödeme tipleri, ürün maliyeti ve kasada olması gereken nakit tek ekranda görünür.

Adisyon programının bastığı fiş bilgi fişidir; müşteriye verilen satış belgesi değildir. Satış belgesi yine ÖKC'den çıkar.

Hangisi zorunlu?

Perakende satış yapan restoran, kafe ve büfeler müşteriye satış belgesi vermek zorundadır; bunun en yaygın yolu ÖKC fişidir. Bu yüzden yazar kasa POS bir tercih değil, yükümlülüktür. Hangi cihazı, hangi bankayla kullanacağınızı ve fatura kesmeniz gereken durumları muhasebecinizle netleştirin.

Adisyon programı ise yasal zorunluluk değildir. Onu zorunlu kılan işin kendisidir: masa sayısı arttıkça, garson ve mutfak ayrıldıkça, paket servis ve yemek platformları eklendikçe kâğıt adisyonla ya da yalnızca ÖKC ile takip zorlaşır.

Hangi işletmeye ne gerekir?

İşletme türüne göre ayrıntılı ihtiyaç listesi için cafe adisyon programı ve restoran adisyon programı sayfalarına bakabilirsiniz.

Entegrasyon yoksa ne olur?

Entegrasyon yoksa kasiyer her hesabı iki kez girer: önce adisyon programında kapatır, sonra aynı tutarı yazar kasaya elle yazar. Bunun üç bedeli vardır:

1. Kuyruk: Yoğun saatte her ödeme birkaç saniye uzar, kalkmak isteyen masa bekler.
2. Yanlış tutar: 1.245 TL yerine 1.425 TL yazılan bir kart çekimi, gün sonunda kart toplamının tutmamasına yol açar.
3. Atlanan fiş: Programda kapanan ama ÖKC'den fişi kesilmeyen satış hem vergi riski hem de kontrol açığıdır.

Entegrasyonda kasiyer hesabı programda kapatır, tutar ÖKC'ye kendiliğinden gider, kart çekilir, mali fiş basılır ve fiş numarası adisyona yazılır. Ödeme ancak ÖKC onaylayınca adisyona işlenir. Gün sonunda programın kart toplamı ile Z raporu aynı rakamı gösterir. Farkı yine de görmek isterseniz ücretsiz gün sonu kasa sayımı aracıyla çekmeceyi sayabilirsiniz.

Kitchrest'te nasıl çalışır?

Kitchrest tarayıcıda çalışan bir adisyon programıdır; tablette, bilgisayarda ve garsonun telefonunda açılır. Yazar kasa tarafında bugün Token (Beko) X30TR ve 300TR ile entegredir. Mali fiş ve Z numarası adisyona işlenir, kasada "ÖKC atlandı" işlemleri de iptal ve ikram raporunda kimin yaptığıyla görünür. Ayrıntılar yazar kasa POS entegrasyonu sayfasında.

Cihazınız henüz desteklenmiyorsa Kitchrest'i yine kullanabilirsiniz; sipariş, mutfak, stok ve raporlar çalışır, mali fişi ÖKC'den her zamanki gibi kesersiniz.

Maliyet nasıl hesaplanır?

İki kalemi ayrı düşünün:

• Yazar kasa POS: Cihaz bedeli ya da kirası ve bankanın kart komisyonu. Bunlar cihaz modeline ve banka anlaşmanıza göre değişir.
• Adisyon programı: Aylık abonelik ve varsa kullanıcı, cihaz, kurulum ya da modül ücretleri.

Kitchrest şube başına aylık 1.000 TL + KDV'dir; kullanıcı, cihaz ve masa sınırı yoktur, kurulum ücreti alınmaz. Yazar kasa POS entegrasyonu aylık 300 TL + KDV'lik isteğe bağlı bir eklentidir. Yani masalı bir restoran için program tarafı aylık 1.300 TL + KDV eder. Bütün kalemler fiyatlar sayfasında; diğer programlarla yan yana karşılaştırma için karşılaştırma sayfasına bakabilirsiniz.

Sık yapılan 4 hata

1. "Yazar kasam ürün tuşlu, programa gerek yok"

ÖKC'ye ürün tanımlamak satışın hangi üründen geldiğini gösterir, ama masa, garson ve mutfak akışını göstermez. Hangi masanın 40 dakikadır beklediğini, hangi ürünün kimin onayıyla iptal edildiğini ya da reçeteye göre ne kadar süt harcanması gerektiğini ÖKC raporundan çıkaramazsınız. Masalı ya da paket servisli bir işletmede asıl kayıp bu görünmeyen kısımda olur.

2. "Adisyon programım fiş basıyor, yazar kasa şart değil"

Programın yazıcıdan çıkardığı fiş bilgi fişidir. Müşteriye satış belgesi yerine verilirse belge düzeni açısından sorun yaşarsınız. Program ne kadar gelişmiş olursa olsun mali fiş ÖKC'den çıkar.

3. Programı seçip cihazı sonra düşünmek

Yazar kasa POS'u bankayla anlaşıp aldıktan sonra programın o modeli desteklemediğini öğrenmek, çift girişe mahkûm kalmak demektir. Sırayı tersine çevirin: önce programın hangi cihazlarla entegre olduğunu sorun, cihazı buna göre seçin. Elinizde zaten bir ÖKC varsa markasını ve modelini programı denemeden önce sorun.

4. Yalnızca aylık fiyata bakmak

Ucuz görünen bir program entegrasyon, kullanıcı ya da cihaz başına ek ücretle pahalılaşabilir. Pahalı görünen bir program ise çift girişin yol açtığı kuyruğu ve yanlış tutarları ortadan kaldırarak kendini öder. Karşılaştırırken cihaz, banka komisyonu, abonelik ve eklentileri toplayıp aylık toplamı yan yana koyun.

Karar vermeden önce sorun

• Elimdeki ya da alacağım ÖKC'nin markası ve modeli ne, adisyon programı onu destekliyor mu?
• Entegrasyon ödemeyi ÖKC onayından sonra mı adisyona yazıyor?
• Gün sonunda programın kart toplamı ile Z raporu karşılaştırılabiliyor mu?
• ÖKC'siz kapatılan satışlar kayıt altına alınıyor mu?
• Paket servis ve platform siparişlerinin fişi de aynı akıştan çıkıyor mu?

Programı seçerken bakmanız gereken diğer maddeler için adisyon programı nasıl seçilir rehberimize göz atın. Kitchrest'i kendi menünüz ve yazar kasanızla 1 ay ücretsiz deneyebilirsiniz; kayıtta kredi kartı istenmez.